Datenschutzerklärung

Stand: 18. Oktober 2026

1. Allgemeine Informationen und Verantwortlicher

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung der macOS-App „PromptMan“, der Browser-Erweiterung „PromptMan Chrome Extension“ und der Website promptman.app.

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Healcy.App UG (haftungsbeschränkt)
Anna-Zammert-Allee 4
37073 Göttingen
Deutschland

E-Mail: privacy@promptman.app

Da wir weniger als 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen und keine Verarbeitungen vornehmen, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegen, sind wir gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

•

Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Verarbeitung zur Bereitstellung der App-Funktionen, der Registrierung und Verwaltung Ihres Kontos, der Synchronisierung Ihrer Prompts über Supabase sowie zur Abwicklung von Zahlungen und Pro-Abonnements (über Stripe für die Chrome Extension und Web sowie über den Apple App Store für macOS).

•

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Verarbeitung zur Analyse der App-Nutzung zwecks kontinuierlicher Produktverbesserung, zur Fehler- und Absturzanalyse sowie zur IT-Sicherheit der Web-Infrastruktur und Spam-Abwehr.

•

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Sofern Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben (z. B. für den Erhalt von E-Mail-Newslettern oder optionalen Telemetriedaten), verarbeiten wir Ihre Daten auf dieser Grundlage. Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

3. Weitergabe an Dritte & Drittlandstransfer

Zur Bereitstellung unseres Dienstes arbeiten wir mit vertrauenswürdigen Drittanbietern zusammen. Mit diesen Dienstleistern wurden Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Sofern Daten in Drittstaaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), wie z. B. in die USA, übermittelt werden, wird ein angemessenes Datenschutzniveau durch Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission oder durch das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

Dienstleister	Zweck	Verarbeitete Daten	Datenort & Garantie
Hostinger International Ltd.	Website-Hosting, Content Delivery Network (hcdn) & Server-Logfiles (promptman.app)	IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, Referrer-URL, Browser/Betriebssystem (User-Agent) sowie lokaler UI-Speicher (localStorage für Dark/Light-Theme gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG)	EU (Zypern / EU-Rechenzentren). Absicherung über AVV gemäß Art. 28 DSGVO.
Supabase, Inc.	Datenbank, Benutzer-Authentifizierung und Serverless Functions	Account-Daten (E-Mail, Passwort-Hash), eingegebene Prompts (für die Synchronisierung)	EU-Server (Region Frankfurt, Deutschland / AWS eu-central-1). Absicherung über AVV & EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).
Google Ireland Limited / Google LLC	Optionale Authentifizierung über „Sign in with Google“ (Google OAuth 2.0 / identity)	E-Mail-Adresse, Basis-Profilinformationen (Name, Profilbild-URL), OAuth-Token	Irland (EU) / USA. Absicherung über EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) & EU-US Data Privacy Framework.
Apple Distribution International Ltd. / Apple Inc.	Vertrieb der macOS-App und Abwicklung von In-App-Käufen / Abonnements über den Apple App Store (StoreKit)	Apple-ID-Transaktions- und Abonnementstatus (Zahlungsdaten verbleiben ausschließlich bei Apple)	Irland (EU) / USA. Absicherung über EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) & Datenschutzrichtlinie von Apple.
RevenueCat, Inc.	Verwaltung und Validierung von Abonnements (macOS App Store)	Pseudonyme Nutzer-ID, Transaktionsdetails (Zahlungsdatum, Paket-ID)	USA. Absicherung über AVV & EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).
Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc.)	Zahlungsabwicklung, wiederkehrende Rechnungsstellung und Abonnementverwaltung (Chrome Extension & Web)	Rechnungsadresse, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Transaktions- und Kunden-IDs. Zahlungskartendaten werden direkt über Stripe erfasst (PromptMan erfasst oder speichert zu keinem Zeitpunkt vollständige Kreditkartennummern oder CVV).	Irland (EU) / USA. Absicherung über AVV, EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) & EU-US Data Privacy Framework. PCI-DSS Level 1 zertifiziert.
PostHog, Inc.	Nutzungsanalyse (Telemetrie und Fehlerüberwachung; EU Cloud Frankfurt, nur mit Einwilligung)	Pseudonymisierte Nutzungsdaten (z. B. Klicks in der App, genutzte Menüoptionen)	EU Cloud Frankfurt / USA. Absicherung über AVV & EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).
Cloudflare, Inc.	Sicherheits-Infrastruktur & Spam-Schutz (Turnstile CAPTCHA)	IP-Adresse, Browser-Fingerprint, Gerätedaten	Weltweit (Anycast-Netzwerk). Absicherung über AVV & EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).
OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI OpCo, LLC	Prompt-Optimierung („AI Enhance“ / „Improve“) sowie automatische Kategorisierung, Titel- und Tag-Generierung beim Speichern von Prompts (optimize-prompt, improve-prompt, categorize-prompt, generate-prompt-tags)	Übertragener Prompt-Text zur Bearbeitung (keine Accountdaten)	Irland (EU) / USA. Absicherung über AVV & EU-Standardvertragsklauseln (SCCs). Die API-Richtlinien von OpenAI schließen eine Nutzung der übermittelten Daten für das Modell-Training aus.

4. Besondere Bestimmungen für die PromptMan Chrome Extension

Dieser Abschnitt gilt ergänzend für Nutzer der Browser-Erweiterung PromptMan Chrome Extension:

• Keine Aufzeichnung des Browserverlaufs (Host- & Scripting-Berechtigungen): Die Berechtigungen für Webseiten-Zugriffe (<all_urls>), Scripting (scripting) und den aktiven Tab (activeTab) dienen ausschließlich dazu, die schwebende Eingabeleiste einzublenden und Prompt-Vorlagen auf Ihre ausdrückliche Aktion hin (Tastenkürzel oder Klick) in das aktive Textfeld einzufügen. PromptMan erfasst, überwacht, protokolliert oder überträgt zu keinem Zeitpunkt Ihren Browserverlauf, besuchte URLs, Suchanfragen oder allgemeine Inhalte externer Webseiten.

• Lokale Datenspeicherung: Ihre erstellten Prompts, Sammlungen und Einstellungen werden primär lokal im Browser (chrome.storage.local) auf Ihrem Endgerät gespeichert. Im Gast-Modus verlässt kein Prompt Ihr Gerät.

• Konto & Synchronisierung: Bei freiwilliger Anmeldung via Google OAuth oder E-Mail werden Ihre Prompts und Authentifizierungsdaten verschlüsselt mit unserer ISO 27001- und SOC 2-zertifizierten Supabase-Cloud synchronisiert.

• Google-Nutzerdaten (Identity-Berechtigung & Google OAuth): Bei der Anmeldung über Google Sign-In verwendet PromptMan die Berechtigung identity ausschließlich zur sicheren Authentifizierung über Supabase (Abruf von E-Mail-Adresse und Basis-Profilinformationen). Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die über Google-APIs empfangen wurden, an andere Anwendungen erfolgt in strikter Übereinstimmung mit der Chrome Web Store User Data Policy einschließlich der Vorgaben für die eingeschränkte Nutzung (Limited Use requirements).

• KI-Funktionen (Optimierung, Kategorisierung & Tags): Wenn Sie die Funktionen „Enhance“ oder „Improve“ aktiv aufrufen oder einen Prompt speichern (Funktionen optimize-prompt, improve-prompt, categorize-prompt, generate-prompt-tags), wird der ausgewählte Prompt-Text verschlüsselt per HTTPS an unsere KI-Verarbeitungsendpunkte (OpenAI) übermittelt. Die übermittelten Texte werden ausschließlich in Echtzeit zur Erstellung des verbesserten Prompts, der automatischen Kategorisierung oder der Tag-Vorschläge verarbeitet und NIEMALS für das Training von KI-Modellen Dritter verwendet.

• Sichere Zahlungsabwicklung via Stripe: Wenn Sie innerhalb der Chrome Extension oder über unsere Website ein Pro-Abonnement abschließen, erfolgt die Zahlungsabwicklung über den zertifizierten Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc.; PCI-DSS Level 1). Sensible Zahlungsdaten (Kreditkartennummern, CVC) werden verschlüsselt direkt an Stripe übermittelt und zu keinem Zeitpunkt auf unseren Servern verarbeitet oder gespeichert. Sie können Ihr Abonnement jederzeit selbstständig über das Stripe Customer Portal verwalten oder kündigen.

• Zwischenablage: Der Schreibzugriff auf die Zwischenablage (clipboardWrite) erfolgt ausschließlich, wenn Sie aktiv auf das Kopieren-Symbol eines Prompts klicken.

• Keine Weitergabe oder Verkauf: Wir verkaufen oder verleihen keine Nutzerdaten an Dritte und nutzen diese nicht für Werbezwecke oder Bonitätsprüfungen.

Optionale Nutzungsanalyse in der PromptMan Chrome Extension (PostHog)

Standardmäßig deaktiviert, nur mit Ihrer Einwilligung. Die PromptMan Chrome Extension erhebt Nutzungsstatistiken nur, wenn Sie im Einwilligungshinweis der Extension aktiv auf „Allow“ klicken oder unter „Settings → Privacy → Share usage analytics“ die Analyse einschalten. Klicken Sie auf „Decline“ oder treffen Sie keine Auswahl, werden keine Nutzungsdaten erhoben oder übertragen und keine Analyse-Kennung auf Ihrem Gerät gespeichert.

Zweck. Wir nutzen diese Statistiken, um zu verstehen, welche Funktionen genutzt werden und wo Nutzer auf Probleme stoßen (z. B. ob gespeicherte Prompts tatsächlich eingefügt werden, wie oft die KI-Optimierung fehlschlägt oder wann ein Tariflimit erreicht wird), um PromptMan zu verbessern.

Erhobene Daten. Ausschließlich eine feste Liste von Nutzungsereignissen: Seitenleiste geöffnet, Einführung abgeschlossen, Prompt gespeichert, Prompt eingefügt, Prompt kopiert, KI-Optimierung genutzt (Erfolg oder Fehler), Tariflimit erreicht, Anmeldung (Google oder E-Mail), Upgrade-Bezahlvorgang gestartet und Pro-Abonnement aktiviert. Jedes Ereignis enthält nur:

den Namen und Zeitpunkt des Ereignisses;
eine von der Extension erzeugte zufällige Installations-ID und eine zufällige Sitzungs-ID;
die Version der Extension, Ihre Browsersprache und Ihren Tarif (free/pro);
einen groben Kontextwert, z. B. wo eine Aktion gestartet wurde (z. B. „side panel“, „context menu“) oder in welche KI-Plattform-Kategorie ein Prompt eingefügt wurde („chatgpt“, „claude“, „gemini“, … oder „other“);
wenn Sie angemeldet sind: Ihre PromptMan-Konto-ID (eine zufällige Kennung, niemals Ihre E-Mail-Adresse).

Was nie erhoben wird. Der Text Ihrer Prompts, Inhalte oder Adressen (URLs) der von Ihnen besuchten Webseiten, Ihr Browserverlauf, Tastatureingaben, Ihre E-Mail-Adresse oder Zahlungsdaten. Wir verwenden keine Sitzungsaufzeichnungen, Heatmaps oder automatische Klickerfassung. Ihre IP-Adresse wird beim Verbindungsaufbau technisch übertragen, von PostHog jedoch aufgrund unserer Konfiguration verworfen, also nicht gespeichert, und es wird kein Standort daraus abgeleitet.

Auf Ihrem Gerät gespeicherte Informationen. Mit Ihrer Einwilligung speichert die Extension die zufällige Installations-ID, die Sitzungs-ID und Ihre Einwilligungsentscheidung im lokalen Speicher der Extension (chrome.storage.local). Ihre Entscheidung wird auch bei einer Ablehnung gespeichert, damit wir Sie nicht erneut fragen.

Rechtsgrundlage. Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Empfänger / Auftragsverarbeiter. Die PostHog Inc. verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Die Daten werden in der PostHog EU Cloud in Frankfurt am Main, Deutschland, gespeichert. PostHog Inc. hat ihren Sitz in den USA; soweit ein Zugriff auf personenbezogene Daten aus den USA erfolgen kann (z. B. zu Support- oder Wartungszwecken), erfolgt dieser auf Grundlage der im Auftragsverarbeitungsvertrag enthaltenen EU-Standardvertragsklauseln sowie, soweit anwendbar, der Zertifizierung von PostHog nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework.

Speicherdauer. Nutzungsereignisse werden spätestens nach 24 Monate gelöscht. Bei Widerruf der Einwilligung endet die Erhebung sofort und die Kennungen werden von Ihrem Gerät gelöscht.

Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie in der Extension „Settings → Privacy → Share usage analytics“ ausschalten. Für die Löschung bereits erhobener Nutzungsdaten wenden Sie sich an privacy@promptman.app. Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit sowie Ihr Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde gelten wie an anderer Stelle in dieser Datenschutzerklärung beschrieben.

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung des Zwecks (z. B. der Vertragserfüllung) erforderlich ist, oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen verlangen. Die in Supabase gespeicherten Prompts und Kontodaten werden nach der Löschung Ihres Benutzerkontos innerhalb von 30 Tagen endgültig gelöscht. Pseudonymisierte Analysedaten (PostHog) werden nach 24 Monaten automatisch gelöscht oder vollständig anonymisiert. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungsunterlagen (z. B. 10 Jahre nach HGB/AO) bleiben unberührt.

6. Ihre Betroffenenrechte nach DSGVO

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten beantragen („Recht auf Vergessenwerden“).

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir die Verarbeitung einschränken.

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten.

• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Datenverarbeitung widersprechen, sofern diese auf berechtigten Interessen beruht.

• Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen.

• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einlegen. Die für uns zuständige Behörde ist: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Deutschland.

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter: privacy@promptman.app.

Privacy Policy

Last updated: October 18, 2026

1. General Information and Controller

This Privacy Policy informs you about the type, scope, and purpose of the processing of personal data when using the macOS app 'PromptMan', the browser extension 'PromptMan Chrome Extension', and the website promptman.app.

The data controller within the meaning of data protection law is:
Healcy.App UG (haftungsbeschränkt)
Anna-Zammert-Allee 4
37073 Göttingen
Germany

Email: privacy@promptman.app

Since we employ fewer than 20 persons in the automated processing of personal data and do not perform processing operations subject to a Data Protection Impact Assessment (DPIA), we are not legally required to designate a Data Protection Officer.

2. Legal Bases for Processing (GDPR)

We process your personal data based on the following legal grounds of the General Data Protection Regulation (GDPR):

•

Performance of a Contract (Art. 6(1)(b) GDPR)

Processing required to provide core app features, managing and authenticating your user account, syncing prompts via Supabase, and processing payments and Pro subscriptions (via Stripe for the Chrome Extension and Web, or via the Apple App Store for macOS).

•

Legitimate Interests (Art. 6(1)(f) GDPR)

Processing to analyze app usage for product enhancement, monitoring errors and performance issues, ensuring network security, and preventing spam.

•

Consent (Art. 6(1)(a) GDPR)

If you have given us explicit consent (e.g., subscribing to newsletter updates or optional telemetry), we process your data based on this consent. You can withdraw your consent at any time with future effect.

3. Third-Party Service Providers & Cross-Border Transfers

To deliver our services, we work with third-party service providers. We have concluded Data Processing Agreements (DPAs) according to Art. 28 GDPR with these providers. Where data is transferred to countries outside the European Economic Area (EEA), such as the USA, a compliant level of protection is ensured via Standard Contractual Clauses (SCCs) issued by the EU Commission, or via the EU-US Data Privacy Framework.

Processor	Purpose	Data Shared	Data Location & Safeguard
Hostinger International Ltd.	Website hosting, Content Delivery Network (hcdn) & server logfiles (promptman.app)	IP address, access timestamp, requested URL, HTTP status code, referrer URL, browser/operating system (User-Agent), and local UI storage (localStorage for Dark/Light theme per § 25(2) No. 2 TDDDG)	EU (Cyprus / EU data centers). Data Processing Agreement (DPA) pursuant to Art. 28 GDPR.
Supabase, Inc.	Database, authentication, and serverless Edge Functions	Account data (email, password hash), saved prompt text (for device syncing)	EU hosting (Frankfurt region, Germany / AWS eu-central-1). DPA and EU Standard Contractual Clauses (SCCs).
Google Ireland Limited / Google LLC	Optional authentication via "Sign in with Google" (Google OAuth 2.0 / identity)	Email address, basic profile info (name, profile picture URL), OAuth tokens	Ireland (EU) / USA. EU Standard Contractual Clauses (SCCs) & EU-U.S. Data Privacy Framework.
Apple Distribution International Ltd. / Apple Inc.	Distribution of the macOS app and processing of in-app purchases / subscriptions via the Apple App Store (StoreKit)	Apple ID transaction and subscription status (payment credentials remain exclusively with Apple)	Ireland (EU) / USA. EU Standard Contractual Clauses (SCCs) & Apple Privacy Policy.
RevenueCat, Inc.	Subscription status tracking and purchase validation (macOS App Store)	Pseudonymous user ID, purchase transaction info (date, product ID)	USA. DPA and EU Standard Contractual Clauses (SCCs).
Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc.)	Payment processing, recurring billing, and subscription management (Chrome Extension & Web)	Billing address, email address, transaction and customer IDs, IP address. Payment card data is submitted directly to Stripe (PromptMan never collects, sees, or stores full credit card numbers or CVVs).	Ireland (EU) / USA. Data Processing Agreement (DPA), EU Standard Contractual Clauses (SCCs), and EU-U.S. Data Privacy Framework. PCI-DSS Level 1 certified.
PostHog Inc. (product analytics, EU Cloud Frankfurt, only with consent)	Product analytics (usage statistics and debugging)	Pseudonymized telemetry event details (e.g., UI clicks, settings changed)	EU Cloud Frankfurt / USA. DPA and EU Standard Contractual Clauses (SCCs).
Cloudflare, Inc.	Security protection & anti-abuse (Turnstile CAPTCHA)	IP address, browser parameters, device configurations	Global network (Anycast). DPA and EU Standard Contractual Clauses (SCCs).
OpenAI Ireland Ltd. / OpenAI OpCo, LLC	Prompt optimization ('AI Enhance' / 'Improve') as well as automatic categorization, title, and tag generation when saving prompts (optimize-prompt, improve-prompt, categorize-prompt, generate-prompt-tags)	Submitted prompt text to process (no user profile details)	Ireland (EU) / USA. DPA and EU Standard Contractual Clauses (SCCs). OpenAI API policies guarantee that prompt texts submitted via API are not utilized for AI model training.

4. Special Disclosures for the PromptMan Chrome Extension

This section applies specifically to users of the PromptMan Chrome Extension:

• No Web History Tracking (Host & Scripting Permissions): The extension requests host access (<all_urls>), scripting (scripting), and active tab (activeTab) permissions exclusively to inject and display the floating quick-composer bar and insert prompt templates into user-selected input fields upon explicit user command. PromptMan does NOT monitor, inspect, log, track, or transmit your web browsing history, search queries, visited URLs, or page content.

• Local Storage: Your prompt library, collections, and preferences are stored locally on your device (chrome.storage.local). In guest mode, your data never leaves your computer.

• Account & Cloud Sync: If you choose to sign in via Google OAuth or email, your authentication token and saved prompts are securely synced using our ISO 27001 and SOC 2 compliant database on Supabase.

• Google User Data (Identity Permission & Limited Use): When you sign in using Google Sign-In, PromptMan uses the identity permission solely for authentication via Supabase (retrieving your email and basic profile). PromptMan's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Chrome Web Store User Data Policy, including the Limited Use requirements.

• AI Features (Optimization, Categorization & Tags): When you deliberately click "Enhance" or "Improve" or save a prompt (functions optimize-prompt, improve-prompt, categorize-prompt, generate-prompt-tags), your prompt text is sent over encrypted HTTPS to our AI processing endpoints powered by OpenAI. The text is processed solely in real time to return the enhanced prompt, automatic categorization, or tags, and is NEVER used to train third-party AI models.

• Secure Payment Processing via Stripe: When upgrading to a Pro plan in the Chrome Extension or on our website, payment processing is delegated to Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc.), a certified PCI-DSS Level 1 service provider. Your payment details (credit card number, CVC) are transmitted directly to Stripe over encrypted connections and are never processed or stored on our servers. You can manage or cancel your subscription anytime via the self-service Stripe Customer Portal.

• Clipboard Access: Clipboard write permissions (clipboardWrite) are only used when you explicitly click the "Copy" button on a prompt card.

• No Data Selling: We do not sell user data to third parties or use it for advertising or lending purposes.

Optional usage analytics in the PromptMan Chrome extension (PostHog)

Off by default, only with your consent. The PromptMan Chrome extension only collects usage statistics if you actively click "Allow" in the extension's consent notice or switch on "Settings → Privacy → Share usage analytics". If you click "Decline" or do nothing, no usage data is collected or sent, and no analytics identifier is stored on your device.

Purpose. We use these statistics to understand which features are used and where users get stuck (for example, whether saved prompts are actually inserted, how often AI enhance fails, or when a free-plan limit is reached), so we can improve PromptMan.

What is collected. Only a fixed list of feature-usage events: side panel opened, onboarding completed, prompt saved, prompt inserted, prompt copied, AI enhance used (success or error), plan limit reached, signed in (Google or e-mail), upgrade checkout started and Pro subscription activated. Each event contains only:

the event name and time;
a random installation ID and a random session ID generated by the extension;
the extension version, your browser language and your plan (free/pro);
a coarse context value, e.g. where an action started (e.g. "side panel", "context menu") or which AI platform category a prompt was inserted into ("chatgpt", "claude", "gemini", … or "other");
if you are signed in: your PromptMan account ID (a random identifier, never your e-mail address).

What is never collected. The text of your prompts, the content or addresses (URLs) of websites you visit, your browsing history, keystrokes, your e-mail address or payment data. We do not use session recording, heatmaps or automatic click tracking. Your IP address is technically transmitted when the connection is made, but PostHog is configured to discard it, so it is not stored, and no location is derived from it.

Information stored on your device. With your consent, the extension stores the random installation ID, the session ID and your consent choice in the extension's local storage (chrome.storage.local). Your choice itself is also stored if you decline, so that we do not ask you again.

Legal basis. Your consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR and, for storing and reading information on your device, § 25(1) TDDDG.

Recipient / processor. PostHog Inc. processes the data on our behalf under a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR. The data is stored in the PostHog EU Cloud in Frankfurt am Main, Germany. PostHog Inc. is based in the USA; to the extent personal data may be accessed from the USA (e.g. for support or maintenance), this is covered by the EU Standard Contractual Clauses contained in PostHog's data processing agreement and, where applicable, PostHog's certification under the EU-U.S. Data Privacy Framework.

Retention. Usage events are deleted after 24 months at the latest. If you withdraw consent, collection stops immediately and the identifiers are deleted from your device.

Withdrawing consent. You can withdraw your consent at any time with effect for the future by switching off "Settings → Privacy → Share usage analytics" in the extension. To have usage data that was already collected deleted, contact us at privacy@promptman.app. Your rights of access, rectification, erasure, restriction, objection and data portability, and your right to lodge a complaint with a supervisory authority, apply as described elsewhere in this privacy policy.

5. Data Retention Periods

We retain personal data only as long as necessary to achieve the target purposes (e.g., account provision) or as required by applicable law. Saved prompts and account credentials hosted on Supabase are permanently deleted within 30 days of user account deletion. Pseudonymous usage metrics (PostHog) are deleted or anonymized after 24 months. Statutory commercial or tax retention rules (up to 10 years under German law) remain unaffected.

6. Your Rights Under GDPR

You have the right to:

• Access (Art. 15 GDPR): Request confirmation and copy of your processed personal data.

• Rectification (Art. 16 GDPR): Request corrections of incorrect or incomplete data.

• Erasure (Art. 17 GDPR): Request data deletion ("right to be forgotten").

• Restriction (Art. 18 GDPR): Request restriction of processing under specific legal conditions.

• Data Portability (Art. 20 GDPR): Request transfer of your data to another controller in a structured machine-readable format.

• Object (Art. 21 GDPR): Object to processing based on legitimate interests.

• Withdrawal (Art. 7(3) GDPR): Withdraw any granted consent at any time.

• Lodge a Complaint (Art. 77 GDPR): Lodge a complaint with a supervisory authority. The competent authority for us is: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Germany.

To exercise these rights, please contact us at: privacy@promptman.app.

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